AUF DEM WEG ZU EINER NEUEN PFARREI

Pastoraler Raum Frankfurt-Ost


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NEUE STRUKTUR FÜR PFARRBÜROS

Unsere Projektgruppe hat sich seit ihrer Gründung im Mai 2013 sechs Mal getroffen. Sie besteht aus Gemeindereferent Jörg Harald Werron, ehrenamtlich aktiven Gemeindemitgliedern sowie Pfarrsekretärinnen aus allen vier Pfarreien. Außerdem steht Annette Karthein aus dem Bischöflichen Ordinariat zur fachlichen Begleitung bei.

Projektgruppe Sekretariat

Engagierte Ehrenamtliche, Pfarrsekretärinnen und Gemeindereferent Warron bereiten in ihrer Projektgruppe die neue Struktur der Pfarrbüros vor.

Unser Arbeitsfeld umfasst die Einrichtung des Zentralen Pfarrbüros in St. Josef und der Aufrechterhaltung der Kontaktstellen in den bisherigen Pfarrgemeinden mit allen organisatorischen Fragen die sich dazu stellen.

Ziel ist es, durch erweiterte Öffnungs – und Telefonzeiten im Zentralbüro (rund 30 Stunden in der Woche) eine höhere Erreichbarkeit für alle Gemeindemitglieder zu schaffen. An den vier Kirchorten, den bisherigen Pfarreien sollen die Kontaktstellen einmal in der Woche jeweils Vormittags und Nachmittags besetzt sein. Außerhalb der Öffnungszeiten werden dort eingehende Telefonate automatisch auf das Zentralbüro umgeleitet.

AUFGABEN DES BÜROS BESTIMMT

Das sogenannte „Frontoffice“ in St. Josef wird die Anlaufstelle für alle Telefonate und Anliegen sein. Hier werden Mess-Intentionen, Raummieten und Belegungen, Termine und alles sonstiges vereinbart. Daneben wird es ein „Backoffice“ in St. Josef geben. Hier werden die Kirchenbücher geführt, Bescheinigungen ausgefüllt, die Buchhaltung für das Rentamt vorbereitet, Pfarrbriefe erstellt, kurzum alle Tätigkeiten der Pfarrsekretärinnen, die zeitintensiver sind und beim Arbeiten Konzentration erfordern.

In unserer Januar-Sitzung haben wir den Entwurf der Gründungsvereinbarung erarbeitet und dem Lenkungsausschuss übermittelt. In dieser Vereinbarung werden die Leitlinien festgeschrieben, an der sich die neue Pfarrei orientieren muss. Der Lenkungsausschuss steht den Projektgruppen vor und bündelt dort ihre Ergebnisse.

In dem Entwurf wurde die Arbeit des Sekretariats zusammengefasst. Außerdem müssen weiter organisatorische Fragen beantwortet werden:

  • Welches Computerprogramm bietet uns die besten Möglichkeiten der Vernetzung zwischen Zentralbüro und Kontaktstellen? Hierzu wurden zwei verschiedene Programme angesehen und Gemeinden besucht, die damit bereits praktisch arbeiten.
  • Wie viele Räume benötigen wir im Zentralbüro und wie sollen diese neuen Räume mit Möbeln und technischer Hardware ausgestattet werden?
  • Wie werden die Altakten aufbereitet und wo werden sie gelagert? Wie müssen die neuen Akten nach Aktenplan angelegt werden, so dass jede Sekretärin auch alles findet?

An dieser Stelle sei den Pfarrsekretärinnen aus allen Pfarreien für ihre engagierte Mitarbeit außerhalb ihrer Arbeitszeiten noch mal besonders gedankt.

Text: Heidemarie Kania (Vorsitzende der Projektgruppe)