AUF DEM WEG ZU EINER NEUEN PFARREI

Pastoraler Raum Frankfurt-Ost


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WERKSTATT-TAG: KONZEPT FÜR REGELMÄSSIGE SCHRIFTEN ERARBEITET

Werkstatt-Tag der Projektgruppe Öffentlichkeitsarbeit

Die Projektgruppen Öffentlichkeitsarbeit und zentrales Pfarrbüro haben sich im Turmsaal der Heilig-Kreuz-Kirche getroffen

Wie wird sich die neue große Pfarrei nach außen hin präsentieren? Wie wird sie über Termine informieren und auf Veranstaltungen hinweisen? Inwieweit können Gedanken-Anstöße gegeben werden? Diesen Fragen stellten sich die Projektgruppen Öffentlichkeitsarbeit und Zentrales Pfarrbüro an einem Werkstatt-Tag am 8. März. Unterstützt wurde die Gruppe dabei von Johannes Simon von „pfarrbriefservice.de“, der seit vielen Jahren Gemeinden berät.

KURZ & KNAPP WÖCHENLICH AKTUELL

Die Gruppen favorisieren, die Gemeinde-Mitglieder in einem gemeinsamen wöchentlichen Pfarrblatt zu informieren. Es soll, wie die bisherigen Pfarrblätter, selbst gedruckt und in den Kirchen ausgelegt werden. Damit der wöchentliche Umfang im Rahmen und der Inhalt übersichtlich bleibt, soll die Gestaltung klarer werden. Durch ein wöchentliches Pfarrblatt kann stets die aktuellste Gottesdienst-Ordnung und Termin-Übersicht gedruckt werden.
Da die wöchentliche Schrift inhaltlich nur wenig Platz für Portraits oder Berichte lässt, soll an den Schriftenständen ein ausführlicheres Gemeinde-Portrait ausliegen. Es umfasst vor allem regelmäßige Termine, wöchentlich wiederkehrende Veranstaltungen und Kontakt-Informationen zu Mitarbeitern und Einrichtungen.

Johannes Simon von pfarrbriefservice.de

Johannes Simon von „Pfarrbriefservice.de“ hat die Projektgruppen Öffentlichkeitsarbeit und Zentrales Pfarrbüro bei der Erstellung eines Konzeptes der künftigen regelmäßigen Schriften unterstützt.

10 ODER 90 PROZENT?

Die Gruppe hat ausführlich darüber diskutiert, WEN die neue Gemeinde mit ihrer Öffentlichkeitsarbeit erreichen will. Möchte sie mit ihren Schriften jene zehn Prozent der Gemeine-Mitglieder ansprechen, die regelmäßig Gottesdienste besuchen, ihre Akteure und Strukturen kennt – oder soll die neue Josefs-Pfarrei gezielt auch Menschen ansprechen, die den Bezug zu ihrer Kirchen-Gemeinde verloren oder keine engere Bindung zu ihr haben?

Geplant ist daher, mindestens zweimal im Jahr alle Gemeindemitglieder mit einem Heft, einem Blättchen, vielleicht sogar einem eigenen Magazin, anzuschreiben. In dieser Schrift sollen nicht nur Veranstaltungen aus der Gemeinde erwähnt werden – vielmehr sollen darin Berichte, Interviews oder Gedankenanstöße auch zu aktuellen gesellschaftlichen Themen abgedruckt werden.

Text: Benjamin Holler, Projektgruppe Öffentlichkeitsarbeit


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NEUE STRUKTUR FÜR PFARRBÜROS

Unsere Projektgruppe hat sich seit ihrer Gründung im Mai 2013 sechs Mal getroffen. Sie besteht aus Gemeindereferent Jörg Harald Werron, ehrenamtlich aktiven Gemeindemitgliedern sowie Pfarrsekretärinnen aus allen vier Pfarreien. Außerdem steht Annette Karthein aus dem Bischöflichen Ordinariat zur fachlichen Begleitung bei.

Projektgruppe Sekretariat

Engagierte Ehrenamtliche, Pfarrsekretärinnen und Gemeindereferent Warron bereiten in ihrer Projektgruppe die neue Struktur der Pfarrbüros vor.

Unser Arbeitsfeld umfasst die Einrichtung des Zentralen Pfarrbüros in St. Josef und der Aufrechterhaltung der Kontaktstellen in den bisherigen Pfarrgemeinden mit allen organisatorischen Fragen die sich dazu stellen.

Ziel ist es, durch erweiterte Öffnungs – und Telefonzeiten im Zentralbüro (rund 30 Stunden in der Woche) eine höhere Erreichbarkeit für alle Gemeindemitglieder zu schaffen. An den vier Kirchorten, den bisherigen Pfarreien sollen die Kontaktstellen einmal in der Woche jeweils Vormittags und Nachmittags besetzt sein. Außerhalb der Öffnungszeiten werden dort eingehende Telefonate automatisch auf das Zentralbüro umgeleitet.

AUFGABEN DES BÜROS BESTIMMT

Das sogenannte „Frontoffice“ in St. Josef wird die Anlaufstelle für alle Telefonate und Anliegen sein. Hier werden Mess-Intentionen, Raummieten und Belegungen, Termine und alles sonstiges vereinbart. Daneben wird es ein „Backoffice“ in St. Josef geben. Hier werden die Kirchenbücher geführt, Bescheinigungen ausgefüllt, die Buchhaltung für das Rentamt vorbereitet, Pfarrbriefe erstellt, kurzum alle Tätigkeiten der Pfarrsekretärinnen, die zeitintensiver sind und beim Arbeiten Konzentration erfordern.

In unserer Januar-Sitzung haben wir den Entwurf der Gründungsvereinbarung erarbeitet und dem Lenkungsausschuss übermittelt. In dieser Vereinbarung werden die Leitlinien festgeschrieben, an der sich die neue Pfarrei orientieren muss. Der Lenkungsausschuss steht den Projektgruppen vor und bündelt dort ihre Ergebnisse.

In dem Entwurf wurde die Arbeit des Sekretariats zusammengefasst. Außerdem müssen weiter organisatorische Fragen beantwortet werden:

  • Welches Computerprogramm bietet uns die besten Möglichkeiten der Vernetzung zwischen Zentralbüro und Kontaktstellen? Hierzu wurden zwei verschiedene Programme angesehen und Gemeinden besucht, die damit bereits praktisch arbeiten.
  • Wie viele Räume benötigen wir im Zentralbüro und wie sollen diese neuen Räume mit Möbeln und technischer Hardware ausgestattet werden?
  • Wie werden die Altakten aufbereitet und wo werden sie gelagert? Wie müssen die neuen Akten nach Aktenplan angelegt werden, so dass jede Sekretärin auch alles findet?

An dieser Stelle sei den Pfarrsekretärinnen aus allen Pfarreien für ihre engagierte Mitarbeit außerhalb ihrer Arbeitszeiten noch mal besonders gedankt.

Text: Heidemarie Kania (Vorsitzende der Projektgruppe)


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Projektgruppen auf dem Weg

Treffen der Projektgruppe Öffentlichkeitsarbeit im Pfarrsaal der Heilig-Geist-Gemeinde

Projektgruppe Öffentlichkeitsarbeit

ZU FÜNF SCHWERPUNKTEN HABEN SICH GRUPPEN
MIT ENGAGIERTEN MITGLIEDERN GEGRÜNDET

Bis 2015 soll der katholische Frankfurter Osten zusammen wachsen. In fünf Projektgruppen schauen engagierte Gemeindemitglieder, wie eine Zusammenarbeit aussehen kann. Die Gruppen haben sich bereits mehrfach getroffen. Dabei haben sich ihre Mitglieder aus den vier Gemeinden erst einmal näher kennen gelernt, sie haben Vorsitzende gewählt und sich Termine gesetzt, bis wann Entscheidungen getroffen werden sollen.

Die Gruppenmitglieder haben die regelmäßigen Schriften aus den vier Gemeinden gesammelt und gegenseitig vorgestellt

Die Gruppenmitglieder haben die regelmäßigen Schriften aus den vier Gemeinden gesammelt und gegenseitig vorgestellt

ÖFFENTLICHKEITSARBEIT

Aufgabe der Projektgruppe Öffentlichkeitsarbeit ist es zum einen, den Prozess des Zusammenwachsens zu kommunizieren. Diese Webseite ist ein Instrument hierfür. Die hier erscheindenen Texte werden auch in den gedruckten Wochenblättchen erscheinen. Darüber hinaus wird demnächst ein Infozettel veröffentlicht, auf dem die häufigsten Fragen zur „Pfarrei neuen Typs“ beantwortet werden. Mit einer anderen Aufgabe wird sich die Projektgruppe später beschäftigten: Dem öffentlichen Auftritt der neuen großen Pfarrei mit all ihren Kanälen – online im Internet und offline auf gutem altem Papier. Hier müssen sich die Projektgruppen auch untereinander abstimmen. So sind es zum Beispiel meist die Pfarrsekretärinnen, die beim Erstellen von Wochenblättchen beschäftigt sind.

ZENTRALES PFARRBÜRO

Diese Projektgruppe befasst sich mit der Ausstattung und Besetzung der Pfarrbüros. Einigkeit herrscht, dass das Zentralbüro an der Josefskirche liegen wird. Aber auch die Büros in den Gemeinden werden zu regelmäßigen Zeiten geöffnet. Die Gruppe hat sich darüber hinaus mit Arbeitsweisen durch „Back-“ und „Front-Offices“ beschäftigt und ausführlich über Modelle mit verschiedenen Öffnungszeiten diskutiert. Die Präsenz durch die Pfarrsekretariate wird – auch in Gesprächen mit Gemeindemitgliedern – als sehr wichtig erachtet. Auch wenn der Arbeitsbereich der Pfarrsekretärinnen auf dem ersten Blick rein organisatorisch geprägt scheint, so erfüllen sie auch seelsorgerische Aufgaben, weil sie für viele Menschen das erste Gesicht oder die erste Stimme dieser Kirche sind.